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ちはや
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「日産 驚異の会議」 会社でつまらない会議なんとかならないのか？
ちはや
Kindle 日替わりセールでゲットした「日産 驚異の会議」
買った理由は、私の会社での会議方法について、どうも解決策まで至らないようになっているのが納得いかなかったからです。 会議方法なんていろいろあるけど、他社の会議方法を学ぶことはなかなかできません。
そんなことを悩んでた時に、この本が日替りセールに出ていたのでポチっとしました。 優秀な会社だったら、こんなの当たり前では？ というところもあるかもしれませんが、私からしたら驚異と思えることばかりでしたので、皆様にシェアしますね！！
そもそも、今の会議ってなんでつまらないの？
今の会議は部のトップが仕切っています。 これはこれで正解なのかもしれまんが、議題の提案からすべてその人です。
そして、1時間という時間を決めて複数の議題について話し合います。正直、時間が少なく感じます。
管理職側が仕切っており、シナリオもある程度用意しているからか、活発な意見がかわされません。 ここ変えたらいいのにな。 というところ列記してみます
・会議は別の静かな場所で
共同フロアで行われるため、電話やその他会話がある中しているので、話が聞こえづらい
・司会進行はトップではなく、1つか2つ下の人に
トップは進行に集中するのではなく、意思決定の方向付けに集中を
・議題はみんなで出し合う
予めの議題を、トップが決めており、他の社員が思っていることはピックアップされない
さて、この辺りみてどう思いましたか？ あなたの会社でも同じような状況あるのではないでしょうか。
私は、会議で重要なことは、司会する人と議題の選定と思っています。 一度自分の手でやってみたい！！ だからこそ、会議の方法を勉強します！
会議の進行方向は？
会議を行っていく上で大事なことは、「明確な課題の定義と、適切な目標設定をしておくこと」 と述べられています。そのためには、「議題定義書」というフォーマットで共有しておくことが大事！！
今回は、本に書いているものを少し変えて作ってみました。 これを使って、会議までに参加者に配っておき周知して、準備していくことが大事です
ここでのポイントは、意思決定者 を決定していることです
会議中の憲法
会議を行っていく上で、重要なことは会議中のルールです。 日産では「憲法」として扱っているようです。
そこにはこのように記載されています
・予定外の議題を持ち出さない
脱線しない。 思いつきで違う議題へ移ってしまうのを防ぐ
・ポジションパワーを使わない
上司からの押さえつけはしない
・積極的に「聴く」「話す」「書く」「行動する」
・時間厳守
・「いかに～するか」など建設的な表現活用
会議は問題解決する手段の一つにしかすぎない。
・携帯電話はマナーモードに
大事な会議を邪魔が入らないようにする
・安全なシェルター
発言者の名前を書かない
どうでしょうか。 予定外の議題を持ち出さないというのは非常に重要な事ですが、良くしてしまいがちのことだと思います。
また、「いかに～するか」など建設的な表現をするっというのは、非常にいいことです。 これを決めてしまっていればマイナスなことは出てきたとしてもプラスに反転したりします。なんでも「でも、だから、しかし」では、せっかくの会議で何も決まりません。
会議では使用ツールを決めておく
系統図→親和図→ペイオフ・マトリクス 3つのツールを使いこなして会議を実行していく
この3つを三種の神器と語られています。
これらを使う目的は、会議の状況を視覚化し、進行をスムーズにするため です
系統図
「なぜ」「なぜ」と原因を深めていく。
親和図
アイデアをポスト・イットに書き出し貼りつけ。 関連するものをまとめる
ペイオフ・マトリクス
議題解決のための各方策案を「実現性」と「実効性」の2軸のマトリクス上にプロットする
優先順位を客観的かつ公平的に決める
この3つを使って、解決策を出したものを結論づけていきます。
また、3つのツールを使うのに必要なものとは・・・
ポストイットとホワイトボードを使う
先ほどあげた親和図では、この方法を使います
会議で浮かんだアイデアはポストイットに貼りだす。→議題内容を視覚化 発言者の名前はあえて書かない
これは、ここにガンガン ポストイットに書き出して、ホワイトボードに貼りつけます。 ここは否定のもなにもせず書き出すだけです。
この手段は最近になってやっているところは多くあると思います。 それぞれが口頭で意見いうよりも、視覚化されわかりやすいです。
ブレイン・ストーミングのためのツールです。
意思決定者は不在で！
結論は、意思決定者が会議に参加して、GO/No GOを決めていく形になります。
会議での状況を少し書いてみました。
「結論は、、、」ということは、実はこの会議の話し合いの最中は、「意思決定者」は不在で行われることが前提です。
不在のメリットを3つ語られています。
・意思決定者が会議の途中で発言をすると、その発言が提案にバイアスをかえてしまうことがある。それを防ぐ
・ポジションが上であればあるほど議題の範囲を広げがち。議論の最中でも、はじめに決めていた議題の範囲から外れる傾向があり、議論の拡散を防ぐ
・意思決定者の会議以外の仕事の時間を確保できる
どうでしょうか？ 実際の会議では、意思決定者が参加しているところが多いと思います。私のところもそうです。
不在にしてしまうことは、非常に勇気がいるところではありますが、結論は決定するのは意思決定者ですので、間違った方向には物事は進まないので安心できます。
私がこれからやっていくこと
・ホワイトボードを確保
会社で使っていないものがあるから、それを譲り受ける
・ポストイットを購入する
ポストイットにものを書くためのマジックペンも忘れてはいけない
・会議は静かな部屋で実施する
普段使っている部屋は、他の部署の人もいて、会議には集中できない。 このようなところですべきではない
・議題定義書を作成して、それに基づいて課題の定義と、適切な目標設定をする
適切な目標設定というのも、言ってみたものの難しくも思います。
この本片手にいろいろ用意して、面白い会議になるように試していきます！！ さて、どうなっていくのか・・・
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