2015.09.20 2018.04.15

脱メール生活。　Slack導入を考えてみた

ちはや

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皆さんの会社では業務内容の縦の報告と横の広がりをどのようにやりとりしていますか？

少なくともいろんな会社では、上司と部下の関係の連携と、所属部同士の横の情報の水平展開が必要だと思います。

この情報のやりとりは新鮮でかつ正確ではいけません。　大体の会社では、”電話”や”イントラネット”や”メール”を使っています。私の会社でもそうです。

部課長や一部の人間はメールでやりとりしており、その他多くの所属部員にはイントラネットの回覧板機能で決まったことを連絡しています。こういう方法でも実際はいいのですが、欠点があるのでそこをなんとか解決すべく考えた手段が「Slack」の導入です。

簡単にいえば、社内のチャットシステムですね。メールより気楽な感じでやり取りができます。

　各ツールの特徴を考えてみた

今回は導入に向けて、”電話”、”メール”、”イントラネット”のメリット、デメリットを考えていきます。

社会人として数年働いている人は、このことを十分熟知しているとは思いますが、改めて考えるいい機会になりました。

	Slack	電話	メール	イントラネット
正確性	△	◎	△	△
リアルタイム性	○	○	△	×
自由度（互いに）	○	×	○	△
記録	○	×	○	△
タスク管理	○	×	△	△
横への広がり	△	×	△	○
導入コスト	×	△	○	◎

私なりにカテゴライズして考えました。　様々なツールには一長一短あるんですよね。　その中でも一番嫌いな電話。

電話好きな人の対処

よくなんでも電話してくる人がいます。　即時性を求めるものや、文字では表しにくいものでもないのにです。　こういう人は他のツール手段を用いないことにあります。

なんでもかんでも電話オンリーなんです。　こういう人には、少しずつ機会ある度にイントラネットの伝言システムを使うように言っています。

「申し訳ないですが、忘れやすいので伝言で送って頂けますか？」　と言っています。

本当は縛られる電話が嫌いなだけですけど・・・

メールばかりの欠点

今の体制はよくメールを使います。　一通送るだけでかなりの人に伝搬することができ、写真や資料を添付できる非常に有効なツールです。　ただ未だTo、CCの意味をわかっていない方がいるので非常に困ります。　　何でもかんでもToで送るのは辞めましょう。

まず「To：」と「Cc：」の間には明確な違いがあることを認識しましょう。全員が「To：」になっているメールは、誰のアクションが求められているのか（複数のアクションが求められている場合も含む）が不明瞭な場合があります。基本的に「To：」に入っている人は、何かしらそのメールに対してのアクションが求められているということを意味します。

メールの「To」と「CC」、正しい使い分け方は？｜ライフハッカー［日本版］

これがわかったところでも、次の課題はメールはその案件に対することしか返事ができないってこと。　つまり似たような案件や全く異なった物がある場合違うメールを作成する必要が出てくるわけです。　　重要なタスクが埋もれる可能性がある　ってことが一番の問題です。

工夫として日付や週次レビューでメールを見なおして、課題を掘り返し続けるってことをしていますが、実に手間なんです。　そして、その役割をしている私も忘れてしまっていたりします。　これでは問題解決したい問題が見えなくなってしまいます。

イントラネット回覧システムは場所が特定される

会社のシステムはどこもそうですが、特定の場所やPCからしかアクセス出来ないようにしています。　これはセキュリティ上非常に有効なことです。　だからこそ、社内のシステムは自分のPCや外出先からはアクセスしにくい、もしくはできない。状況になります。　こうなるとリアルタイム性が欠けます。　正直今のシステムも使いにくいのであまり好きでもありません。

個々の特徴の対策はできる

メールの欠点であった「タスクが埋もれる」っていう問題は個人では解決できます。　　私の場合は「Todoist」というツールを使っています。　こうすることで自分に課せられたものは把握することはできます。　また、イントラネットを使わないと行けない状況は多くの部下に回覧する必要があるだけです。　であれば、今の状況であっても問題はありません。

但し、これではいけないわけです。　企業なので全体で取り組んだり個々が持っている課題を理解しておかないといけなかったりします。
ということで、　ここでやっと新しいツールの出番です。