SlackとTrelloで共有タスクワーク
以前、メールというメンドクサイシステムから脱出したいと考えていた頃の記事。
2015年9月なんですね。 ほっておいたら、このまま1年経ちそうだったので改めて会社導入に関して検討します。
Slack導入について
今回、新たに会社のPCに導入しようと思っていたのですが思わぬ問題が発生してきました。
会社のPCがしょぼすぎてSlackアプリを動かしているとフリーズ という問題です。 正直これはどうしようもありません。よって、今回は導入を見送ることにしました。つぶやくレベルで物事を共有できるので非常に使いたいサービスでしたが、流石に導入した結果、PC動作がもっさりして他の業務に支障をきたすならそっちのほうが問題です。
Trello 導入について
Slackはあくまでチャットシステムです。 色んな人と簡単にやりとりするところが非常に楽なのですが、ToDo管理するとなると専門のシステムに委託するのがベストです。
そこで私が考えたのは、Trello でした。
Trelloとは、簡単にいうと付箋をガンガン貼れるデジタル伝言ボード です。 正直、Todo管理だけを考えるとToDoistやWunderlistなどがあるわけです。 ただ誰でも簡単に導入できて、どう使うかをわかりやすいもの であるのがTrelloという凄いサービスであると判断しました。
運用ルール
Trelloを使っていく中でルールを決めておく必要があります。
各リストに関する運用方法は以下のようにしました。 Trelloに入力するのは、あくまで個人以外の複数が関係するTodoにすること。このルールには従ってもらうようにしました。個人でやるものは別のボードを作ってもらうようにしました。 全部個人でやることまで入力すると、リストが膨大な量になるためせっかく見た目がわかりやすいボードがわけがわからなくなります。
Tasks
タスクリスト 『担当者と期日が決まっていないもの。 最初はここに追加すること。』
Todo
やることリスト『担当者、期日が定まったタスク。 優先順位順にする、担当者が決まったらこちらに移動すること。』
Doing
作業中のタスク 『Todoにより指示された担当者が作業に入ったらここに移動する』
Review
レビュー 『他人がレビィー中のもの。再度、やり直しがあればコメント記載してDoingに戻すこと』
Complete
完了したタスク
Slackとの連携
SlackはTrelloと連携が容易です。
Trelloが更新されたらSlackのChannelにつぶやかすことが可能です。 更新されたかどうかはTrelloを開かなくてもわかりますし、必要であれば、そのつぶやきをクリックすれば飛ぶことも可能です。
これも考えていたのですが、結果的にSlackが使えない今は関係ありませんね。 最終的には、Slackで一括管理を目指しますのであくまで目標です。
あったら便利なもの
会社のPCは私は27インチのものです。 他の人は13インチ程度。
大きな一枚のボードを使うサービスなので、画面が大きいとそれだけ表示できるものが多いです。 まだまだ、想像の中ですがタッチパネル式の大画面ディスプレイに社内の課題をピックアップして書いていると、皆が見れるし簡単に入力できるので非常に面白いと思っております。 叶えることができるかな～
管理職関係は情報処理の兼ね合いもあり、個人的に27インチ程度のディスプレイを導入していく方向になっています。 やっぱり画面が大きいのはいいですよ。
上司の反応
今回、導入にあたって気になっていたのは、テクノロジー関係に疎い人の問題です。 その件も踏まえて、TrelloとSlackを選択したってこともありました。気になる上司の反応は、『メールだと埋もれてしまうし、見やすくていいね！』 でした。 まだ、実際に使う前のプレゼン段階でしたが非常に嬉しい一言でした。 いつも言った言わない問題が発生したり、個々のやることを個々での方法で対応していて、結果的に問題になっていましたので一つ解決策となりそうです。
定着させるのが一番大事
新しいサービスを会社内で始めた時は、一番の問題は皆に使ってもらうことと、定着して使ってもらうことです。 これに関しては、フィードバックをもらってしっかり対応していかないといけませんが、まずはなんでもやってみる！！ が大事です。 やってから解決策を考えていけばいいわけです。 この辺りはシステム導入する側はしっかり責任を持っていくしかありません。 広める努力も当然しないといけません。 簡単ではないと思います。
現状抱えている問題に目をつぶって、いつの間にか流れていって、問題が再発する。 という沈黙する状況では決して良い状況になるはずがありません。 問題を知っていて、沈黙する群衆になってはいけません。
